Im Reichstagsausschreiben vom 10. 1. 1594 hatte Kaiser Rudolf den Sonntag Quasimodogeniti, 17. 4. s. n. / 7. 4. s. v. 1594, als Eröffnungstermin festgelegt51. Dementgegen teilte er den Reichsständen am 12. 3. 1594 mit, er könne Prag nicht rechtzeitig verlassen, da ihn „unversehene verhinderungen“ aufhielten, und müsse den Zusammentritt der Reichsversammlung deshalb bis 1. 5. 1594 prorogieren. Gleichzeitig gab er die Einrichtung einer Kommission in Regensburg bekannt, die vorzeitig ankommende Stände oder Gesandte empfangen und seine spätere Anreise entschuldigen sollte. Abschließend bat der Kaiser die Adressaten, ebenfalls pünktlich zum aufgeschobenen Termin nach Regensburg zu kommen52. Daneben ließ Rudolf II. von seinem Orator in Rom die Kurie vom Aufschub unterrichten53, er nannte aber auch hier wie im Schreiben an die Reichsstände keine genaueren Beweggründe für die Verzögerung. Dies gab den päpstlichen Vertretern im Reich Anlass zur Befürchtung, Rudolf werde trotz seiner vorherigen Versicherungen nun doch nicht zum Reichstag anreisen. Madruzzo dagegen vermutete später, der Kaiser wolle mit dem Aufschub den Zeitdruck beim Reichstag erhöhen, um die dortigen Verhandlungen unter Ausschluss der anderweitig im Ausschreiben angekündigten Themen allein auf die Türkenhilfe zu beschränken54. Dagegen konnte sich der Prager Nuntius Speciano auf Aussagen von Obersthofmeister Rumpf stützen, wonach der Tod von Reichsvizekanzler Jakob Kurz (am 11. 3. 1594) und die noch nicht geklärte Ernennung eines Nachfolgers ursächlich für die Verzögerung sei55.

Im kaiserlichen Geheimen Rat wurde am 12. 3. 1594 neben dem genannten Schreiben an die Reichsstände parallel die Einrichtung und Besetzung der Empfangskommission am Reichstag mit dem Bischof von Regensburg und Reichserbmarschall Alexander von Pappenheim beschlossen56. Da Bischof Philipp noch zum Studium in Ingolstadt weilte, wurden für ihn Administrator Dr. Jakob Müller, Hofmeister Hans Christoph von Frauenberg, Kanzler Dr. Michael Rank und der bayerische Rat Wolf Konrad von Rechberg als Subdelegierte in die Kommission aufgenommen57. Später gehörten ihr als direkte Vertreter des Kaisers zudem die Reichshofräte Georg Deserus von Fraunhofen und Johann von Haym an58.

Noch ehe die Kommission ihre Tätigkeit aufnahm, gab der Kaiser den Reichsständen, die ihre persönliche Mitwirkung am Reichstag zugesagt hatten, mit Schreiben vom 17. 4. 1594 die neuerliche Verzögerung seiner Anreise mit der prognostizierten Ankunft in Regensburg am 6. 5. 1594 bekannt59, ebenso unterrichtete er die Empfangskommission, um die anwesenden oder ankommenden Stände und Gesandten davon in Kenntnis zu setzen60.

In Regensburg erläuterte die Kommission am 28. 4. 1594 dem Mainzer Kanzler ihren Auftrag61, ehe sie vom 30. 4. bis 5. 5. 1594 die bis dahin ankommenden reichsständischen und ‑städtischen Gesandten jeweils einzeln oder gruppenweise zu sich bat und über die spätere Ankunft des Kaisers erst am 9. 5. oder 10. 5. informierte62. Da sich die für 4. 5. geplante Abreise Rudolfs II. aus Prag aber „aus allerhand ursachen“ nochmals bis 7. 5. verzögerte63, berief die Empfangskommission am Vormittag des 10. 5. 1594 alle anwesenden Gesandten zu sich in das Kloster Obermünster und gab ihnen den erneut aufgeschobenen Aufbruch des Kaisers am 7. 5. mit der Bitte bekannt, die Ankunft mit Geduld abzuwarten64. Beim getrennten Vortrag vor den Delegierten der Stadt Köln am Nachmittag des 10. 5. erwarteten die Kommissare die Ankunft Rudolfs für Samstag, 14. 5. 159465.