Die Wiedergabe der Quellentexte im vorliegenden Band folgt den üblichen Editionsrichtlinien der Mittleren Reihe. Sie wurden bereits andernorts mehrfach detailliert beschrieben, sodass hier nur die wichtigsten Grundsätze nochmals aufgezeigt werden sollen.1 Ob ein Aktenstück im Volltext oder in Regestenform dargeboten wird, hängt in erster Linie von seinem Informationsgehalt und seiner Relevanz für das Tagungsgeschehen ab. So werden die Verhandlungsakten aufgrund ihrer zentralen Bedeutung durchgehend im vollen Wortlaut, allenfalls gekürzt um einige Formalien, abgedruckt. Dies gilt auch für den Großteil der Instruktionen und Weisungen für die Gesandten sowie für deren Berichte, da alle diese Dokumente die individuellen Ziele und Intentionen der Tagungsteilnehmer gut erkennen lassen, die Beratungen in authentischer und atmosphärisch dichter Form schildern und zahlreiche singuläre Details enthalten. Bei Quellen mit einfacherem Informationsgehalt genügt ein Regest. Bisweilen empfiehlt sich auch eine Mischform, bei der innerhalb eines Regests besonders wichtige oder markante Aussagen im originalen Wortlaut wiedergegeben werden. Um die Erfassung des Inhalts eines längeren Volltextes zu erleichtern, sind seine einzelnen Aspekte fortlaufend durchnummeriert ([1.], [2.] usw.) und im vorangestellten „Kopf“ des Aktenstückes in Kurzform zusammengefasst. Fehlt bei einem Text ein für das Verständnis erforderliches Wort oder eine Wortfolge, so wird beides in eckigen Klammern ergänzt. Nicht genannte Vornamen, Nachnamen oder Standesbezeichnungen von Personen werden ebenfalls hinzugefügt (Beispiele: [EB Uriel von] Mainz); H. Paul [von Liechtenstein]). Gleiches gilt, wenn nur die Funktion der betreffenden Person genannt ist (Beispiel: der canzler [Zyprian von Serntein]). Unbekannte oder nicht eindeutige Ortsnamen werden identifiziert (Beispiel: Bern [= Verona]), schwer verständliche Begriffe erklärt (Beispiel: webern [= reisen]). Sind ausführlichere Erläuterungen notwendig, geschieht dies in Fußnoten. Ist ein im Text erwähntes Quellenstück an anderer Stelle in der Edition vorhanden, wird die entsprechende Aktennummer oder Fußnote angegeben, ansonsten heißt es „[liegt nicht vor]“. Datumsangaben nach Fest- oder Heiligentagen werden in der heute gebräuchlichen Form aufgelöst und in eckigen Klammern hinzugefügt (Beispiele: fritags nach cantate 1513 [29.4.13]; dornstag nach Laurentii [13.8.17]).

Der Kommentar zu den in der Edition dargebotenen Aktenstücken erfüllt drei verschiedene Funktionen. Der Variantenapparat bei Ganztextwiedergaben (a, b, a-a, b-b usw.) enthält inhaltlich relevante Abweichungen von der Vorlage A in den Exemplaren B, C usw. Der Sachkommentar (1, 2, 3 usw.) beinhaltet zum einen Material von weniger zentraler Bedeutung, aber mit interessanten inhaltlichen Ergänzungen zu den nummerierten Hauptaktenstücken, zum zweiten werden bestimmte Aussagen in den Quellentexten unter Verwendung einschlägiger Hilfsmittel und der Forschungsliteratur erläutert.

Das Chronologische Aktenverzeichnis listet alle in der Edition enthaltenen Aktenstücke, auch die in den Fußnoten verarbeiteten, auf. Genannt werden jeweils das angegebene bzw. erschlossene Abfassungsdatum, der Entstehungsort, ein Kurztitel und die Stücknummer. Die Liste ermöglicht es unter anderem, Briefe, deren Datum bekannt ist, innerhalb der Edition rasch aufzufinden. Auch die Maximiliansforschung bekommt mit dem Verzeichnis ein nützliches Hilfsmittel an die Hand, da sie mit seiner Hilfe beispielsweise das Itinerar, also die weit gespannten Reisewege, des Kaisers nachvollziehen und so seine bevorzugten Aufenthaltsorte und andere Konstanten seiner Herrschaft ermitteln kann.